Homeoffice vs. mobiles Arbeiten: Neue Arbeitsformen, neue Herausforderungen
Café oder Couch wird zum Büro
Homeoffice und mobiles Arbeiten boomen aufgrund der Corona-Pandemie wie nie zuvor – doch was sind eigentlich die Unterschiede zwischen den beiden Arbeitsformen, welche Vor- und Nachteile bieten sie und was gibt es bei der steuerlichen Absetzung zu beachten?
Laut den gesetzlichen Arbeitszeitregelungen darf daher auch im Homeoffice oder Mobile Office nur maximal acht Stunden am Tag gearbeitet werden. Eine Ausweitung auf zehn Stunden täglich ist nur dann möglich, wenn die durchschnittliche Arbeitszeit innerhalb von sechs Monaten bei acht Stunden liegt. Auch die weiteren Regelungen des Arbeitszeitgesetzes (etwa zu Überstunden und Pausen) gelten selbstverständlich genauso.
Was ist beim mobilen Arbeiten zu beachten?
Auch wenn es nicht in den Arbeitsschutzgesetzen oder an einer anderen Stelle genau festgelegt ist: Mobiles Arbeiten ist generell zulässig. Laut den Wissenschaftlichen Diensten des Deutschen Bundestages ist mobiles Arbeiten eine Arbeitsform, die nicht an ein Büro oder einen häuslichen Arbeitsplatz gebunden ist.
Das bedeutet im Klartext: Beim mobilen Arbeiten kann von überall aus gearbeitet werden – ob im Hotel, im Café, im Zug oder sonst wo. Gebunden ist die Arbeit einzig an eine Verbindung zum Betrieb, die über das mobile Netz hergestellt wird. Jobs, die im Prinzip nur eine Internetverbindung und entsprechende Hardware wie Smartphone oder Laptop brauchen, können so ganz einfach ortsunabhängig ausgeführt werden. Da Arbeitgeber die Gegebenheiten vor Ort natürlich nicht beeinflussen können, gelten Bestimmungen wie die Pflicht zur ergonomischen Einrichtung des Arbeitsplatzes dementsprechend auch nicht.
Das zeigt direkt auf, welche Nachteile das mobile Arbeiten mit sich bringt: So kann auf Reisen etwa die Internetverbindung wegbrechen, außerdem sind zum Beispiel in einem vollbesetzten Zug störende Umgebungsgeräusche keine Seltenheit. Ohne einen festen Arbeitsplatz ist auch die Gefahr von Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz deutlich höher, wenn zum Beispiel spätabends noch schnell eine Mail beantwortet wird.
Was bedeutet Homeoffice (Telearbeit)?
Ganz kurz gesagt ist das Homeoffice einfach ein Arbeitsplatz außerhalb des Betriebes – entsprechend müssen die Arbeitsplätze so gestaltet werden, dass Mitarbeiter die Möglichkeit haben, genauso konzentriert und organisiert zu arbeiten wie im Office des Betriebes. In der Arbeitsstättenverordnung ist geregelt, dass der Arbeitgeber dafür verantwortlich ist, im Homeoffice die gleichen Sicherheits- und Arbeitsschutzstandards zu installieren wie für das Personal im Betrieb. Sowohl Möbel als auch Arbeitsmittel müssen den Beschäftigten also gestellt werden.
Wer im Homeoffice arbeitet, braucht eine entsprechende arbeitsvertragliche Regelung oder Zusatzvereinbarung, in der alle nötigen Eckpunkte festgehalten sind. Dazu gehört auch, ob es sich um Vollzeit-Telearbeit handelt oder die sogenannte alternierende Telearbeit: Bei dieser Form gibt es sowohl einen festen Arbeitsplatz im Büro als auch einen Homeoffice-Platz. Insgesamt behalten Arbeitgeber beim Homeoffice also mehr Kontrolle als beim Mobile Office. Zudem sind die Beschäftigten besser erreichbar und technische Schwierigkeiten seltener, wenngleich Aufwand und Kosten für die Einrichtung des Arbeitsplatzes im Vergleich zum mobilen Arbeiten wiederum höher ausfallen.
Datenschutz und -sicherheit
Natürlich muss auch für Datenschutz und Datensicherheit gesorgt werden. Im Homeoffice lässt sich über einen VPN-Client eine sichere Verbindung zum Unternehmensnetzwerk herstellen, sodass Beschäftigte sensible Dateien einfach auf dem internen Server ablegen können. Bei ausgedruckten Dokumenten ist allerdings Vorsicht geboten: Im Papierkorb des Cafés haben die Papiere selbstverständlich nichts zu suchen! Auch in den eigenen vier Wänden sollte es einen abschließbaren Bereich für Vertrauliches geben. Denn anders als im Office der Arbeitsstätte kann der Arbeitgeber den Zugang für Dritte hier nicht ausschließen. Beschäftigte sollten bestenfalls einen Sichtschutz an ihrem Laptop anbringen und Telefonate über betriebliche Interna – etwa auf Zugfahrten – vermeiden.
Was ist mit der gesetzlichen Unfallversicherung?
Jeder Arbeitnehmer ist am Arbeitsplatz unfallversichert: Das gilt also auch für das Homeoffice und das mobile Arbeiten. Allerdings sind hier die Versicherungsleistungen eng an den Arbeitsplatz gekoppelt. Das führt zu teilweise kuriosen Regeln: Wenn Sie auf der Treppe auf dem Weg ins Homeoffice stürzen, sind Sie versichert, nicht aber, wenn Sie auf dem Weg zur Küche hinfallen. Ein Arbeitsunfall im Homeoffice liegt nämlich nur dann vor, wenn Beschäftigte zum Zeitpunkt des Unfalls eine arbeitsbezogene Beschäftigung ausüben oder einen Weg zurücklegen, der mit einer Arbeitsaufgabe zusammenhängt.
Steuerliche Absetzbarkeit
Wer beim Arbeitgeber keinen eigenen Arbeitsplatz hat und trotzdem nur einen Teil seines Berufslebens im Homeoffice verbringt, kann die Kosten für das Arbeitszimmer nur bis zu einer Höhe von maximal 1.250 Euro pro Jahr von der Steuer absetzen. Von dieser Regelung profitieren zum Beispiel Außendienstmitarbeiter, Handelsvertreter oder Lehrer.
Bislang galt außerdem: Wer komplett von zu Hause aus arbeitet, kann die Kosten für das Arbeitszimmer unbegrenzt von der Steuer absetzen. Das Zimmer musste dann aber den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit ausmachen. Der Job darf nicht woanders ausgeübt werden. Voraussetzung für eine steuerliche Absetzbarkeit war in jedem Fall, dass das Arbeitszimmer wie ein Büro eingerichtet ist und nur beruflich genutzt wird.
Die Kosten für die Ausstattung des Arbeitszimmers (Schreibtisch, Regal und Stuhl) können in voller Höhe geltend gemacht werden, sofern der Arbeitgeber das Material nicht zur Verfügung stellt. Die Mietkosten und die Nebenkosten für Strom, Heizung und Müllabfuhr können anteilig gemäß der Größe des Arbeitszimmers abgesetzt werden. Hier müssen Sie etwas rechnen: Macht ein Arbeitszimmer zum Beispiel 14 Prozent der gesamten Wohnfläche aus, dürfen auch nur 14 Prozent der Nebenkosten in der Steuererklärung angegeben werden.
Änderungen durch Corona
Eine wichtige Änderung aufgrund der Corona-Krise betrifft die neue Homeoffice-Pauschale, die im Dezember beschlossen wurde. Dadurch können nun auch Arbeitnehmer, die zuhause lediglich in einer Arbeitsecke oder am Küchentisch arbeiten, bis zu 600 Euro im Jahr absetzen. Die Pauschale gilt zunächst befristet für zwei Jahre, nämlich für die Steuererklärungen 2020 und 2021.
Pro Arbeitstag im Homeoffice darf ein Arbeitnehmer generell eine Pauschale von fünf Euro von der Steuer absetzen – allerdings liegt dies bei höchstens 600 Euro im Jahr, was insgesamt 120 Tagen Homeoffice entspricht (120 Tage x 5 Euro = 600 Euro).
Wichtig: Der richtige Stuhl
Manche Arbeitnehmer leiden schon nach drei Wochen im Homeoffice unter Nackenschmerzen und Verspannungen. Für die optimale Haltung und ein angenehmes Arbeiten ist daher der richtige Stuhl auch zuhause ein Muss! Neben einem klassischen Bürostuhl gibt es spezielle ergonomische Modelle – diese lassen sich optimal auf Ihre Körpermaße einstellen. Eine gute Alternative sind zudem die sogenannten Balans-Stühle: Auf ihnen sitzen Sie auf eine besonders rückenschonende Art und Weise auf einer leicht nach vorne geneigten Sitzfläche.
Kissen oder Ball?
Ein Keilkissen entlastet den Rücken ebenfalls auf natürliche Weise. Durch die Form schiebt sich nämlich das Becken nach vorne und der Rücken richtet sich automatisch auf. Sie können das Kissen auf einen normalen Stuhl legen und am Abend verschwindet es im Schrank – perfekt, falls irgendwann vielleicht doch wieder Gäste vorbeikommen dürfen.
Vor einigen Jahren erlebten auch Gymnastikbälle einen wahren Boom – und tatsächlich bringen sie wirklich etwas Abwechslung ins Homeoffice. Aber Achtung: Länger als 30 Minuten am Stück sollten Sie nicht auf so einem Ball sitzen, um die tieferliegenden kleinen Muskeln an den Wirbelkörpern nicht zu überlasten.
- Abschließend noch ein paar Tipps, wie Sie richtig an Ihrem Arbeitsplatz sitzen:
- Möglichst aufrecht sitzen, Füße fest auf den Boden stellen
- Nacken gerade halten, Schultern nach hinten und unten rollen
- Armlehnen des Bürostuhls auf die Höhe der Tischplatte einstellen
- Ellbogen beim Arbeiten nahe an den Körper nehmen: Zwischen Tastatur und Tischkante sollten deshalb etwa zehn bis 15 Zentimeter Abstand sein
Homeoffice mal anders
Ein interessanter Trend ist das Homeoffice im Auto – das geht allerding nur mit dem richtigen Modell: Wenn Sie Besitzer eines größeren Fahrzeugs sind, können Sie sich diese anfangs vielleicht etwas absurd klingende Idee ernsthaft durch den Kopf gehen lassen. Ein umgeklappter Sitz eignet sich bestens als Ablagefläche für Laptop, Tablet, Smartphone oder sonstige Arbeitsmittel, Kaffeebecher und Wasserflasche haben ohnehin schon einen vorgesehenen Platz in der Getränkehalterung. Papiere und Dokumente können Sie zudem in der Türverkleidung, im Handschuhfach oder in einem Fach unter dem Sitz verstauen. Bislang ist dieser Trend aber noch nicht allzu häufig bei uns zu finden. | Text: Vera Mergle
Fazit
In beiden Fällen sind klare und verbindliche Regeln wichtig – diese sollten mit den Beschäftigten gemeinsam vereinbart und festgehalten werden, sodass beide Seiten von den jeweiligen Vorteilen profitieren. Wenn entsprechende Voraussetzungen geschaffen sind kann sowohl mobiles als auch das Arbeiten von zuhause sehr sicher und wenig anfällig für Störungen sein. Lediglich das Einrichten der heimischen Arbeitsecke ist mit mehr Aufwand und Kosten verbunden, während Mobile Office mehr Flexibilität bietet, dafür aber die Gefahr von Datensicherheitsverletzungen deutlich höher ist.
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